Anbefaling D.4: Hav jævnlig kontakt med sygemeldte medarbejdere

Det anbefales, at arbejdspladsen jævnligt har kontakt med sygemeldte medarbejdere i fraværsperioden for at sikre tilknytningen til arbejdspladsen.

Arbejdspladsen bør bestræbe sig på hurtigt at følge op på en sygemelding. Det bør man for at sikre, at kontakten og tilknytningen til arbejdspladsen ikke forsvinder eller bliver unødigt svækket. 

Det gælder uanset, om årsagen er psykisk mistrivsel eller anden sygdom. 

Hvordan kan kontakten foregå?

Da arbejdspladser, medarbejdere og sygdomsforløb kan se meget forskellige ud, må man være fleksibel med, hvordan kontakten mellem arbejdspladsen og sygemeldte foregår.

 

Her er nogle forslag til, hvordan kontakten kan foregå:

  • Lederen bør allerede efter en uges tid spørge ind til, hvordan medarbejderen har det, om sygemeldingen forventes at være kort- eller langvarig og spørge til, hvilke ønsker der er til kontakten.
  • Man kan overveje, om kontakten i første omgang skal forberedes af en tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant, der kan informere medarbejderen om den kommende kontakt med lederen.
  • Det er dog vigtigt, at lederen varetager den videre kontakt med den sygemeldte medarbejder.
  • Det kan være en god ide på forhånd at sende en SMS eller e-mail for at lederen og medarbejderen sammen kan afstemme, hvornår det passer at snakke sammen.
  • Her kan lederen også informere medarbejderen om, hvad samtalen vil omhandle.
  • Lederen må ikke spørge ind til, hvad medarbejderen fejler. Dog må lederen godt spørge ind til, hvad det betyder for medarbejderens evne til at varetage sine arbejdsopgaver. Medarbejderen må gerne informere om, hvad han eller hun fejler, men lederen skal behandle dette som personfølsom information.

Hvis arbejdspladsen har en politik om fastholdelse, som beskrevet i anbefaling A.1: Politik om rummelighed, kan man her beskrive, hvem der kontakter den sygemeldte, hvornår og hvordan. 

Arbejdspladsen bør være opmærksom på, at der er forskel på at tage tidlig kontakt til den sygemeldte medarbejder for at vise, at man vil støtte vedkommende og at foretage en decideret sygefraværssamtale (se nedenstående om sygefraværssamtale). 

Hvad en støttende og hjælpsom kontakt til en sygemeldt medarbejder bør indeholde

  • Forventningsafstemning med medarbejderen, om hvorvidt han eller hun vil holdes opdateret om større begivenheder
  • Spørgsmål om, hvorvidt medarbejderen ønsker at blive inviteret til at deltage i sociale arrangementer
  • Spørgsmål om, hvorvidt der er noget arbejdspladsen kan gøre for at hjælpe
  • Aftaler om, hvordan kontakten skal foregå, hvor ofte, og om kolleger må tage kontakt
  • Spørgsmål om, hvilke jobfunktioner som er påvirket af sygemeldingen med henblik på at afklare, om den sygemeldte kan vende hurtigere tilbage med den rette tilpasning af arbejdet
  • Spørgsmål om, hvordan den sygemeldte ønsker at blive modtaget, når han eller hun vender tilbage til arbejdspladsen

Hvad en støttende og hjælpsom kontakt til en sygemeldt medarbejder ikke bør indeholde

  • Pres for at vende hurtigere tilbage
  • Spørgsmål om, hvad medarbejderen fejler
  • Hentydninger til, at kollegaerne føler sig belastede pga. medarbejderens sygemelding

Hvem står for kontakten?

På nogle arbejdspladser varetages al kontakt til sygemeldte af nærmeste leder. På andre, typisk større arbejdspladser, er en del af ansvaret for kontakten videregivet til en intern ressourceperson, som varetager en Tilbage Til Arbejdet-funktion (se anbefaling D.3).

Hvis der fx er en konflikt mellem leder og medarbejder, kan det være vanskeligt for begge parter, hvis lederen står alene med kontakten, og her kan det være en god ide at inddrage andre tillidsvalgte ressourcepersoner (fx tillids- eller arbejdsmiljørerpæsentanter). Det er dog vigtigt, at lederen stadig er tæt involveret i processen gennem en tæt kontakt med den person, som står for kontakten med sygemeldte.

Dilemmaer en leder kan stå i, når en medarbejder bliver sygemeldt

  1. Hvordan håndteres eventuel berøringsangst overfor psykisk mistrivsel?
  2. Hvor lang tid går der før min medarbejder bliver rask igen? Kan han/hun vende tilbage på fuld kraft, og hvornår?
  3. Hvad vil det i givet fald kræve at fastholde vedkommende? Har vi de nødvendige ressourcer til rådighed til at kunne støtte og fastholde medarbejderen?
  4. Hvilke hensyn bør der tages til den sygemeldtes kolleger?
  5. Skal medarbejderen på et tidspunkt opfordres til at genoptage arbejdet, eller skal man afvente hans/hendes initiativ eller en fagpersons vurdering?
  6. Hvordan afbalanceres hensynet til medarbejderens trivsel og arbejdspladsens behov for stabil drift?

Den lovpligtige sygefraværssamtale

  • Sygefraværssamtalen skal afholdes senest 4 uger efter 1. fraværsdag
  • Medarbejderen har ret til at have en tillidsmand eller bisidder med til samtalen
  • Formålet er at have en samtale om, hvornår og hvordan den sygemeldte medarbejder kan vende tilbage til sit arbejde
  • Den sygemeldte medarbejder skal indkaldes med rimelig varsel, dvs. typisk et par dage i forvejen
  • Hvis medarbejderen ikke er i stand til at møde op, kan samtalen foregå telefonisk
  • Hvis medarbejderen er indlagt, kan samtalen udsættes

Kilde: sundhed.dk

Anbefalingen erstatter ikke lovkravet. Tværtimod handler den om, at en mere jævnlig kontakt med en sygemeldt medarbejder udover lovens minimumskrav kan bidrage til, at medarbejderen hurtigere vender tilbage efter sygefravær. 

Flere anbefalinger fra tema D: Sådan kan lederen tage hånd om medarbejdere, der oplever psykisk mistrivsel:

Dette er en af i alt 16 anbefalinger fordelt på 4 temaer. Se flere anbefalinger nedenunder

Anbefaling D.1: Tilpas arbejdet i samarbejde med medarbejderen

Anbefaling D.2: Undersøg årsager til psykisk mistrivsel

Anbefaling D.3: Lav en fælles handleplan

Anbefaling D.4: Hav jævnlig kontakt med sygemeldte medarbejdere

Anbefaling D.5: Samarbejd med andre aktører

Anbefaling  D.6: Vær opmærksom på kollegerne

Temaer

Tema A: Sådan skaber man en rummelig og åben kultur om psykisk mistrivsel på arbejdspladsen
Tema B: Sådan kan arbejdspladsen støtte lederen
Tema C: Sådan kan lederen være opmærksom og reagere på tegn på psykisk mistrivsel
Tema D: Sådan kan lederen kan tage hånd om medarbejdere med psykisk mistrivsel

Gå til Job&Sind forsiden