Kollegafællesskabet - arbejder primært på distancen

Under coronakrisen blev mange kastet ud i at skulle arbejde på distancen, fx. hjemmefra. Det betød, at samarbejdet og den daglige omgang med kollegaerne rykkede online. Mange savnede den daglige kontakt og følte sig isolerede, mens andre fortæller om den ekstra omsorg og støtte, der er også opstod.

”Jeg manglede den der energi fra mine kollegaer, når man laver en kedelig opgave. At der er en ved siden af, der siger ”godt gået” eller ”nu blev du færdig, fedt nok”. Eller man får lige det der klap på ryggen. Det mangler man.”

Kollegaerne havde stor betydning for trivslen

Fællesskabet med kollegaerne og de hyggelige og uformelle samtaler ved kaffemaskinen eller i kantinen var noget af det mange savnede, mens de var tvunget til at arbejde på distancen. Nogle sagde direkte, at deres kollegaer havde en betydning for arbejdstrivslen, og at det ofte var kollegaerne der gjorde, at de havde lyst til at gå på arbejde.

”Vi savner vores kollegaer, og vi har mange kollegaer, hvor det faktisk er arbejdsfællesskaberne, der får dem på arbejde hver dag.”

Nogle brugte fx Skype til at tjekke både ind og ud med hinanden hver dag. Det hjalp dem med at holde den daglige kontakt i kollegagruppen, mens det at tjekke ud hjalp med at sætte en skillelinje mellem arbejde og fritid, så arbejdet ikke kom til at fylde for meget.

Enkelte medarbejdere fortalte også, at man i deres kollegagruppe var gode til at hjælpe hinanden, fx ved at tilbyde at overtage nogle arbejdsopgaver, hvis en kollega viste tegn på mistrivsel. Uanset om grunden var arbejdsrelateret eller ej.

Faglig kollegial anerkendelse

Den faglige kollegiale bekræftelse havde også en positiv effekt på trivslen. Flere fortalte, at det betød meget for dem at få kollegaernes anerkendelse og opbakning i forhold til at føle, at de gjorde deres arbejde godt nok. Den anerkendelse manglede nogle steder under coronakrisen, fordi man sad meget hver for sig. En medarbejder sagde:

”Jeg har lidt følt, at jeg har siddet på min egen ø og det tror jeg også, mine kolleger har. Jeg synes, at man har savnet anerkendelse og har haft mere behov for at få at vide: det er flot, at I har fået lavet det under de her forhold. Vi har simpelthen glemt at klappe hinanden på skulderen sådan rent psykisk.”

Formelle og uformelle trivselssnakke

At tale åbent og ærligt med hinanden i gruppen om, hvordan man havde det, og kunne dele bekymringer og frustrationer i forhold til at arbejde hjemme var også vigtigt for trivslen. Nogle steder blev disse trivselssnakke taget uformelt og afslappet, fx til et virtuelt socialt arrangement, mens det andre steder var mere faste, planlagte og strukturerede online møder.

”Det har jo bl.a. været de her små daglige kald med kamera på, vi har haft hver morgen for at kunne se hinanden og så få skabt et rum for, at man netop har kunne tale åbent om, både når det gik godt. Men så sandelig også, når man har følt sig hængt op og frustreret, og det har været svært. Altså der har vi jo alle sammen været på et eller andet tidspunkt.”

Nogle medarbejdere fortalte, at de var gode til at støtte hinanden, når de fornemmede, at en kollega havde det svært, hvad enten det handlede om noget arbejdsmæssigt eller noget privat. For eksempel ved at ringe og spørge, hvordan kollegaen havde det, dele gode råd til at håndtere mistrivsel eller ved at fortælle, hvordan de selv havde grebet situationen an. En medarbejder udtrykte, at de i kollegagruppen var ”rykket tættere sammen i bussen”.

Nogle fremhævede, at det gjorde det nemmere at tale om coronakrisen og hvilke konsekvenser det havde, fordi krisen blev set som en ”fælles fjende”. En sagde:

”Man har ligesom haft det her sammen. Vi har allesammen være i den samme situation, vi har allesammen haft børn hjemme, og vi har alle sammen haft det megahårdt i perioder.”

Nye måder at pleje de sociale relationer

Udover at kunne tale med kollegaerne om situationen, var kollegaerne også for mange de primære sociale kontakter i en tid, hvor det sociale liv uden for jobbet var sat mere eller mindre på pause.

Nogle fortalte, at det at de arbejdede hjemme gjorde, at de kom tættere ind i hinandens privatliv. Fx delte nogle billeder fra privaten med hinanden, viste kæledyret, børnene, huset eller lejligheden frem for kollegaerne via video. De sociale initiativer havde stor betydning for trivslen, fordi det gjorde at man ikke følte sig helt så isoleret på hjemmekontoret.

Følelsesmæssig udmattelse kan opstå - og måske afhjælpes

• Det digitale distancearbejde, hvor man er afhængig af at samarbejde med kollegaer over diverse digitale tjenester, kan være mere følelsesmæssigt udmattende end tilsvarende ansigt-til-ansigt samarbejde. Og særligt uforudsete udfordringer i opgaveløsningen kan føre til følelsesmæssig udmattelse. Det tyder forskningsstudier fra coronakrisen på.
• Tilbud om digital opgavesupport og hjælp til de nye teknologier kan forebygge problemer omkring uforudsete udfordringer og følelsesmæssig udmattelse, peger et andet studie på.
  
  

Følelsen af at høre til

Medarbejdernes følelse af sammenhængskraft og at være en del af et team kan forstærkes, hvis dagene begynder med et fælles kort digitalt teammøde, hvor hver enkelt medarbejder tjekker ind, og fortæller, hvordan de har det, og hvilke opgaver de har tænkt sig at fokusere på den pågældende dag. Nogle kan dog opleve, at mange virtuelle møder kan udfordre både deres arbejdsmæssige og private planlægning, viser et studie fra coronakrisen.

Tillid er centralt for virtuelle kollegafællesskaber

Tillid er vigtig i alle relationer på en arbejdsplads. Men nogle peger på, at tillid kan være særligt vigtig og have et særligt udtryk i virtuelle teams. Her afhænger tilliden til kollegaer især af, om de respekterer og overholder deadlines, overholder kvalitetsmæssige forventninger og kommunikerer hensigtsmæssigt.

Forskellige sociale behov kan skabe udfordringer

Et studie fra de første måneder af coronakrisen viser, at teammedlemmer kunne have meget forskellige behov for at være sociale, og det kunne skabe nogle frustrationer. Behovet for tæt kontakt med de andre i teamet afhang blandt andet af den enkeltes private situation, og hvor isoleret de var under lockdown – herunder om de boede alene eller med familie.

4 gode råd - sådan kan I understøtte hinandens trivsel og fastholde relationerne

Trivselsdialog om corona - skab en dialog, hvordan I har det under coronakrisen, og hvad I kan gøre for at understøtte hinandens trivsel

Den sociale limstift - få inspiration til aktiviteter, som understøtter de sociale relationer og styrker sammenhængskraften på distancen

Opgaveløsningen skulle på meget kort tid omlægges og samarbejdet foregå på digitale platforme. Både ledere og medarbejderne oplevede overordnet, at det var gået godt – men der var også udfordringer.

”Ja altså jeg må indrømme, at jeg ikke er et godt telefonmenneske, men jeg har prøvet at være lidt mere et telefonmenneske. Og i hvert fald, når der er nogen der ringer og spørger om noget, så lige at holde fast lidt længere, end vi ellers plejer, for at høre "hvordan går det, er der noget?". Så det er måske det, jeg har lært. Og det er måske slet ikke så tosset”

Nye samarbejdsrelationer

Distancearbejdet åbnede op for mere samarbejde på tværs af kollegafællesskabet, fremhævede flere ledere og medarbejdere. Eksempelvis var der en tendens til, at medarbejdere i højere grad end normalt opsøgte sparring og hjælp hos den kollega, de vurderede som mest fagligt egnet, frem for den kollega, de sad fysisk tættest på. Fordi samarbejdet foregik digitalt var det lige meget, hvor man sad.

Samler spørgsmål og input til bunke

Der var også en tendens til, at medarbejderne samlede flere spørgsmål, informationer og input sammen, før de ringede, holdt et digitalt møde eller skrev en mail til en kollega, når der var brug for konkret feedback eller hjælp til en arbejdsopgave. En medarbejder fortalte om fremgangsmåden:

”Hvor jeg normalt ville smutte ind forbi og spørge, forsøger jeg nu at skrive de der lidt længere og mere reflekterede spørgsmål. Så det er mere mit valg, at jeg ikke kimer folk ned. Jeg vil også hellere have en ordentlig og konkret svar”

Både medarbejderne og lederne tog primært kontakt til kollegaerne, når der var behov for konkret feedback og input i forhold til egen opgaveløsning, og kontakten var oftest fokuseret på få bekræftet egne beslutninger fremfor at få dem udfordret af kollegaerne. Flere fortalte samtidig om en bekymring for, at noget viden gik tabt på distancen. Det var svært at fornemme hinanden uden at være i samme rum, og der var mindre vidensdeling. Medarbejderne kendte derfor mindre til kollegaens opgaver end normalt, fordi de delte mindre om deres opgaver.

Beslutningsfokuseret samarbejde

De digitale møder blev ofte meget fokuserede på konkrete opgaver, der skulle løses og beslutninger, der skulle træffes, hvorefter man satte sig og arbejdede videre hver for. Samarbejdet på distancen var altså mere begrænset og både medarbejdere og ledere fortalte, at de manglede den spontane sparring. Omvendt fortalte de også, at samarbejdet via de digitale løsninger gjorde, at de blev mere strukturerede og opgavefokuserede, fordi der ikke opstod forstyrrelser fra andre sider.

Lidt mindre flødeskum i kommunikationen

Bekymring for at der kunne opstå flere misforståelser, når samarbejdet næsten udelukkende foregik på skrift optog flere. En medarbejder fortalte følgende om udfordringerne ved at kommunikere via mail:

”Du ved, man skriver ’kan du ikke lige gøre’, og så kommer der sådan en mail tilbage, hvor man tænker ups, der skulle jeg måske nok have kommet lidt flødeskum på og skrevet lidt mere venligt: ’jeg har virkelig behov for din hjælp.”

Samtidig fortalte både ledere og medarbejdere om en stigende opmærksomhed på, hvordan de kommunikerede på distancen. Det drejede sig udover at undgå misforståelser på skrift om at undgå skabe mailstorme, hvor alle blev bombaderet med mails på en gang. Flere påpegede også, at kommunikationen på distancen ofte blev en enmandstale uden så meget plads til dialog. Medarbejderne var ikke så tilbøjelige til at dele udfordringer og vanskeligheder ved opgaverne, som de normalt var, hvis de ikke blev spurgt direkte.

Kropssprog som vigtig kommunikationskanal

Den digitale mødeform skabte også i nogle tilfælde udfordringer og begrænsede forståelsen, fordi det var svært at aflæse kollegaernes humør og kropssprog.

”Når jeg synes min kollega er en mundhuggende klaphat, så kan det måske være fordi, jeg ikke helt kan se ham. Altså det kan jeg jo ikke. Og så er det ligesom, at man mangler en sans – det bliver sværere at aflæse hinanden”.

Både medarbejdere og ledere oplevede, at det var en særlig disciplin, at tale i telefon med hinanden eller holde digitale møder, og man skulle tænke over, hvordan man afleverede budskabet, når man ikke kunne se kollegaerne i øjnene.

Tydelig forventningsafstemning reducerer misforståelser

Der er risiko for misforståelser i opgaveløsningen og fordelingen af arbejdsopgaver og ansvar, når teams arbejder på distancen. En grundig og systematisk gensidig forventningsafstemning kan afhjælpe dette, peger nogle på.

Opbygning af relationer kan understøtte opgaveløsning på distancen

• Teams der har veludviklet tillid, kommunikation og relationelle evner er bedre til samarbejde om arbejdsopgaverne, peger nogle på.
• Det kan understøtte opbygningen af relationer og reducere følelsen af social isolation, hvis organisationen støtter op om relationerne og bakker op om hyppig kommunikation mellem teammedlemmerne.
  
  

Opgaver med lav indflydelse kan være vanskeligere at løse i teamet på distancen

Det kan være vanskeligere at samarbejde i teamet på distancen, hvis teammedlemmerne har lav indflydelse i forhold til arbejdsopgaverne. Samtidig kan det gøre dem mindre tilfredse med arbejdet, peger et studie på.

Mere formaliseret og mindre spontan sparring under coronakrisen

• Teams, der pludseligt arbejder på distancen under coronakrisen, oplever færre spontane ad-hoc møder og i stedet mere planlagt og organiseret arbejde. Samtalerne bliver typisk mere formålsdrevne og fokuserede, fordi man skal indkalde til fx Skypemøde med en bestemt titel i emnefeltet eller ringe med et snævert formål, fortæller medarbejderne i et studie.
• Medarbejderne oplever i dette studie, at de arbejder mere effektivt med de konkrete opgaver.

Vanskeligere at introducere nyansatte til arbejdsopgaverne

• Medarbejdere, der er blevet nyansat under coronakrisen, har i særligt grad haft vanskeligt ved at blive introduceret til arbejdsopgaver og arbejdsprocesser, antyder flere studier.
• Nyansatte kan opleve, at det er svært selv at tage kontakt til deres nye kollegaer og stille mange spørgsmål til de nye arbejdsopgaver.

Ændrede samarbejdsrelationer

Nogle samarbejdsrelationer kan blive svækket, mens andre samarbejdsrelationer styrkes og nye kan opstå. Eksempelvis oplever nogle, at de er kommet tættere på kollegaer i andre lande eller andre landsdele, peger et studie gennemført under coronakrisen på.

6 gode råd - sådan kan du understøtte opgaveløsningen i kollegafællesskabetHvis jeres digitale møder var en lagkage - afhold gode digitale møder: Drøft hvordan I prioriterer tiden bedst muligt på de digitale møder under coronakrisenDet gode samarbejde - drøft hvordan I skaber et godt samarbejde under coronakrisen - uanset om I møder ind eller arbejder på distancen