Privatlivspolitik, sikker post, databeskyttelse og cookies

Cookies

Vi anvender cookies til trafikmåling og statistikker over brugen af vores websites. Det gør vi, fordi vi gerne vil levere den bedst mulige oplevelse til brugerne af vores portal og kampagnesites. 

En IP-adresse betragtes som en personlig information, men derudover er du anonym som bruger af vores websites. IP-adressen benyttes alene til statistik og deles ikke med andre. Det vil sige, at vi ikke automatisk registrerer nogen oplysninger, som kan identificere dig og ikke søger at kombinere cookie-informationerne med informationerne fra andre kilder.

Du kan til enhver tid ændre cookie samtykke fra linket i bunden af siden

Flere detaljer

I bilag 1 til privatlivspolitik, databeskyttelse og cookies uddybes nedenstående punkter:

1. Vi er den dataansvarlige. Hvordan kontakter du os?
2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
3. Behandlingsgrundlag
4. Kategorier af personoplysninger
5. Modtagere eller kategori af modtagere
6. Opbevaring af dine personoplysninger
7. Anvendelse af databehandlere
8. Sociale medier
9. Dine rettigheder
10. Samtykke
11. Har du været i kontakt med NFA
12. Hvis du har deltaget i et forskningsprojekt på NFA
13. Hvis du søger job hos NFA

Persondatapolitik for behandling af personoplysninger hos Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) - senest redigeret den 28.06.2021

Hos NFA behandler vi en række personoplysninger som led i vores forskningsprojekter og vores daglige administrative opgaver. Formålet med denne persondatapolitik er at beskrive, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger. 

Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) er en sektorforskningsinstitution under Beskæftigelsesministeriet.

NFA skal udføre forskning på højeste internationale niveau for at kunne:

• rådgive inden for institutionens kerneområder
• formidle forskningsbaseret viden til arbejdspladser, myndigheder, arbejdsmarkedets parter og arbejdsmiljørådgivere
• deltage i uddannelse af forskere og uddannelsesaktiviteter på universiteterne inden for vores kerneområder
• udføre myndighedsopgaver
• udføre udviklingsarbejde med et klart samfundsmæssigt sigte.

1: Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

NFA er dataansvarlig for behandling af personoplysninger om dig i forbindelse med, at du har været i kontakt med os, eller når vi behandler personoplysninger som led i et forskningsprojekt.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller til dine rettigheder, kan du kontakte os her:

Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø
Lersø Parkallé 105, 2100 København Ø
CVR-nr: 15413700
Telefon: 39 16 52 00
Mail: nfa@nfa.dk

2: Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Som registreret har du også mulighed for at henvende dig direkte til vores koncernfælles databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer – DPO), hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger:

Beskæftigelsesministeriets koncernfælles databeskyttelsesrådgiver (DPO): Mail: dpo@bm.dk Telefon: 50 91 77 68 (tirsdag 9-12 og onsdag 13-16)

Du har også ret til at klage over behandling af dine data til Datatilsynet: Telefon: 33 19 32 00 Mail: dt@datatilsynet.dk

3: Behandlingsgrundlag:

Vi håndterer dine personoplysninger som en del af vores arbejde som offentlig forvaltning, hvor du henvender dig til os eller deltager i et forskningsprojekt. Hjemlen til at håndtere dine oplysninger findes i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e om brug af almindelige personoplysninger og i artikel 9, stk. 2, litra a, b og f om brug af følsomme personoplysninger. 


4: Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med NFA’s hjemmeside, nyhedsbreve, formidlingsmøder mm. behandles kun almindelige personoplysninger som navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Oplysningerne er indsamlet via en kontaktformular, en tilmeldingsformular eller en e-mail til NFA’s hovedpostkasse. Der indsamles ikke automatisk personoplysninger via NFA’s hjemmeside.

5: Modtagere eller kategorier af modtagere

Jobansøgninger sendt til NFA’s hovedpostkasse videresendes til BM’s centrale HR-afdeling og slettes derefter i NFA’s system.

Tilmelding til NFA’s nyhedsbrev håndteres af Peytz’ nyhedsbrevssystem. Peytz opbevarer data i datacentre i Europa i Danmark, Belgien, Irland og Tyskland.

6: Opbevaring af dine personoplysninger

Tilmelding til NFA’s nyhedsbrev opbevares indtil du framelder dig nyhedsbrevet via vores hjemmeside.

Øvrige personoplysninger, der angives via NFA’s hjemmeside slettes efter behandling.

For andre forhold, se det enkelte punkt i denne privatlivspolitik.

7: Anvendelse af databehandlere

For en række opgaver anvender NFA databehandlere. Dette sker i overensstemmelse med en databehandleraftale for bl.a. at sikre, at behandlingen af oplysninger sker efter instruks fra NFA og i øvrigt sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven. En databehandler anvender ikke oplysningerne til egne formål, men kun til udførelse af en bestemt opgave for NFA. Når databehandlerens opgave er fuldført, slettes og/eller returneres oplysningerne til NFA.

8: Sociale medier

Der gælder fælles og solidarisk dataansvar mellem en virksomhed og sociale medier. Det betyder, at du kan henvende dig til NFA, hvis du vil klage over vores behandling af dine data på et af de sociale medier, NFA bruger.

Når du ”liker” et opslag, vil det sociale medie samtidigt placere en cookie på din computer, tablet eller smartphone, som bruges til markedsføring samt statistik og analyse. En del af disse data sendes til NFA, så vi løbende kan tilpasse vores opslag.

9: Dine rettigheder:

I forbindelse med NFA’s behandling af personoplysninger om dig har du ret til:

Indsigt – du har til enhver tid ret til at få at vide hvilke oplysninger, vi har om dig. Se dog også nedenfor *

Berigtigelse – du har ret til at bede os om at få rettet oplysninger, som er forkerte eller vildledende.

Begrænsning – hvis vi retter dine oplysninger, vil vi stoppe med at bruge dine oplysninger, indtil de er rettet. I visse tilfælde kan du også bede os om at stoppe med at bruge dine oplysninger. Og har vi sendt dine oplysninger videre, kan du også bede om, at vi orienterer modtagerne om at gøre det samme.

Sletning – du har som udgangspunkt ret til at blive slettet, men som offentlig myndighed kan vi normalt ikke slette oplysningerne pga. særlige regler i Offentlighedsloven og Arkivloven. Se også nedenfor om sletning, når du deltager i et forskningsprojekt *

Indsigelse – hvis du mener, at vi ikke har nogen grund til at bruge dine oplysninger, har du ret til at gøre indsigelse. Se dog også nedenfor om indsigelse, når du deltager i et forskningsprojekt *

Dataportabilitet – du har som udgangspunkt ret til at få en kopi af dine oplysninger i et maskinlæsbart format, som du kan give til en anden dataansvarlig. Retten gælder dog ikke, når vi bruger oplysningerne i vores arbejde som offentlig myndighed, men kan fx være relevant, hvis behandlingsgrundlaget er en kontrakt mellem den dataansvarlige og en registreret.

Der gælder visse undtagelser for dine muligheder for at få indsigt i dine oplysninger, jf. Databeskyttelseslovens § 22, stk. 5 om hensynet til folkesundhed. Herudover gælder en undtagelse i din ret til at få dine oplysninger slettet, jf. art. 17, stk. 3 d i Persondataforordningen: ”Retten til at blive glemt finder ikke anvendelse, når behandlingen er nødvendig til videnskabelige forskningsformål”, og endelig kan din mulighed for at gøre indsigelse begrænses af Persondataforordningens art. 21 stk. 6, når dine personoplysninger behandles med henblik på videnskabelige eller historiske forskningsformål.

Hvis du ønsker at bede om aktindsigt, vil vi bede dig fremsende din anmodning via e-boks, så vi kan bekræfte din identitet og sikre, at vi sender de efterspurgte oplysninger til rette modtager, og samtidig sikre, at vi kommunikerer med dig på en sikker måde.

10: Samtykke

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det således først virkning fra dette tidspunkt.

Du har også ret til at bede om, at de data og oplysninger, vi har modtaget om dig, slettes. Dette gælder dog ikke, hvis du har deltaget i et forskningsprojekt, jævnfør art. 17, stk. 3 i Persondataforordningen: ”Retten til at blive glemt finder ikke anvendelse, når behandlingen er nødvendig til videnskabelige forskningsformål”.

11: Har du været i kontakt med NFA?

E-mail til NFA’s hovedpostkasse

Skriver man til NFA’s hovedpostkasse vil forespørgslen blive besvaret, hvorefter henvendelsen og eventuelle persondata vil blive slettet. I tilfælde af at henvendelsen er omfattet af journaliseringspligt, vil man modtage direkte orientering herom via e-mail.

Sikker post

Du kan kommunikere sikkert med NFA via digital post eller sikker e-mail. Hvis du har behov for at kommunikere sikkert med os - fx hvis du vil sende os personfølsomme oplysninger - kan du enten bruge digital post eller sende os en sikker e-mail.

Send Digital Post

Som ansat i en virksomhed eller offentlig institution kan du skrive til os fra virksomhedens digitale postkasse på virk.dk. Som borger kan du bruge Digital Post på borger.dk eller e-Boks.

Send sikker e-mail

Du kan også sende NFA en sikker e-mail, som er krypteret med NemID til adressen: nfa@nfa.dk.

Det kan ske gennem et almindeligt e-mailprogram eller et særligt system, hvis du er ansat i en virksomhed eller myndighed. Bruger du et e-mailprogram, skal det være sat op til sikker e-mail, og du skal bruge NFA's It's certifikat til at kryptere e-mailen.

For at hente NFA's It's certifikat skal du besøge medarbejdersignatur.dk og søge på e-mailadressen nfa@nfa.dk.

Hvis du har fremsendt et fysisk brev, vil dette blive besvaret.

I tilfælde af at henvendelsen er omfattet af journaliseringspligt, vil man modtage direkte orientering herom.

Journalisering

Som offentlig myndighed skal vi opbevare dokumenter efter Arkivloven. Som udgangspunkt sletter vi dine oplysningerne efter 10 år.

NFA’s journalsystem leveres af en ekstern IT-leverandør, der er godkendt af Statens IT, hvor der er indgået databehandleraftale mellem Statens IT og IT-leverandøren.

Besøg

Hvis du har været på et fysisk besøg hos NFA, hvor du får udleveret et gæstekort, registrerer vi dit navn og dit mobilnummer. Når gæstekortet returneres, bliver dine oplysninger slettet.

Formålet med registreringen er for korrekt og sikker håndtering af forskningsdata og de dokumenter og private genstande, der opbevares i huset.

Arrangement hos NFA

Hvis du har tilmeldt dig et arrangement hos NFA og udfyldt en tilmeldingsformular, vil alle persondata, der angives i forbindelse med tilmeldingen blive slettet så snart arrangementet er gennemført, medmindre der skal ske opfølgning på arrangementet, fx ved at udsende materiale efter mødet eller indkalde samme deltagere til et opfølgende møde.

Sociale medier – Facebook, LinkedIn og Twitter

NFA har en virksomhedskonto hos Facebook, LinkedIn og Twitter, se mere under punkt 8.

12: Hvis du har deltaget i et forskningsprojekt på NFA

Forskning er en kerneopgave hos NFA, se ovenfor.

Forskningen sker ved, at et forskerteam starter et projekt op, der har fokus på et område med arbejdsmiljø, det kan være påvirkning af sundhedsskadelige stoffer, løft, arbejdsstillinger og meget mere.

For hvert projekt bliver det besluttet, hvordan data skal indhentes, om det skal være gennem interviews med en deltagergruppe, eller om der er behov for biologiske prøver fra deltagerne.

Det kan være nødvendigt at udveksle de oplysninger, der indhentes, med andre, eksempelvis laboratorier. Data vil altid være pseudonymiserede, inden de overføres til andre. Det betyder, at der ikke deles identificerbare oplysninger, men alene de data, der skal analyseres på. NFA sikrer sig altid en databehandleraftale med den samarbejdspartner, der skal assistere med analyser eller andet.

Databehandleraftalen sikrer, at behandlingen af data alene sker efter instruks fra NFA og er underlagt tilstrækkelig beskyttelse. Når databehandleren har udført sin opgave, bliver de overførte data enten slettet eller returneret til NFA. Herudover vil NFA kun i meget få tilfælde overføre data uden for EU/EØS eller øvrige sikre tredjelande, og i så fald kun efter godkendelse fra Datatilsynet.

Når NFA anvender biologisk materiale, der indeholder humant væv, skal forskningsprojektet godkendes af Videnskabsetisk Komité.

Behandling af personfølsomme oplysninger sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, j), hvor behandling er tilladt, når det er nødvendigt til videnskabelige eller historiske forskningsformål.

Resultaterne af forskningen vil typisk blive offentliggjort i NFA’s magasin om Arbejdsmiljø eller et anerkendt videnskabeligt tidsskrift. Formålet med dette er at udbrede viden om bedre arbejdsmiljø samt sikre finansiering til kommende forskningsprojekter. I visse tilfælde vil det videnskabelige tidsskrift kræve dokumentation i form af adgang til de indsamlede data. NFA kan kun efterkomme en sådan anmodning med tilladelse fra Datatilsynet, jf. Databeskyttelsesloven § 10 stk. 3.

De fonde, der har støttet forskningsprojektet, kan naturligvis have medbestemmelse i projektets tilrettelæggelse, men får ingen indflydelse på resultatet af projektet. Dette skal sikre, at der ikke er interessekonflikter eller etiske problemer forbundet med udførelse af forskningsprojektet.

NFA vil aldrig overføre data fra et forskningsprojekt til et nyt. Den hjemmel, der er anvendt til indsamling af data til et forskningsprojekt, vil aldrig berettige, at data kan overføres til et nyt.

Hvis indsamlede data anvendes i et nyt forskningsprojekt, vil det alene være 100 % anonymiserede data og de resultater, der er opnået i det tidligere projekt, som bliver offentliggjort og arkiveret.

Data, der er indsamlet til et forskningsprojekt, opbevares typisk i 5 år. Hvis projektet ikke er afsluttet, kan der gives tilladelse til opbevaring i yderligere 2 x 12 måneder. Når et projekt afsluttes, sendes en samlet rapport til Rigsarkivet, og efter modtagelsen er bekræftet herfra, slettes alle data.

13: Hvis du søger job hos NFA

Beskæftigelsesministeriet varetager alle HR-opgaver for NFA, da NFA hører under dette ministerium.

Når du søger en ledig stilling hos NFA, vil vi registrere dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelse, erhvervserfaring og øvrige oplysninger, der fremgår af din ansøgning, dit CV og eventuelt vedlagte bilag. Dataansvarlig for behandling af oplysningerne er Beskæftigelsesministeriet.

Formålet med at indsamle data er at vurdere og kontakte kandidater, som er interesserede i og kvalificerede til ledige stillinger i Beskæftigelsesministeriet. Dog anvendes oplysninger om køn og fødselsdato alene til statistiske formål.

Det vil være den rekrutterende leder samt den/de personer, som deltager i rekrutteringsprocessen, herunder muligvis en tillidsrepræsentant, der vil få adgang til dine oplysninger. Derudover vil Beskæftigelsesministeriets Koncern HR altid have adgang til dine oplysninger.

Dine oplysninger slettes automatisk 6 måneder efter du har indsendt din ansøgning.

Hvis du sender en uopfordret ansøgning direkte til NFA via e-mail, vil denne blive videresendt til Beskæftigelsesministeriets Koncern HR, hvorefter din mail vil blive slettet hos NFA.