Privatlivspolitik
1. NFA er dataansvarlig – vores kontaktoplysninger
Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, som vi får om dig.
Hvis du har spørgsmål til NFA’s håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte NFA.
Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø
Lersø Parkallé 105
2100 København Ø
Telefon: 39 16 52 00
E-mail: nfa@nfa.dk
Du kan også søge svar og råd hos Beskæftigelsesministeriets koncernfælles databeskyttelsesrådgiver (DPO). Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på mailadressen: dpo@bm.dk eller ringe på telefon 72 20 50 00 (bed om at tale med DPO’en). Du kan også skrive et brev til Beskæftigelsesministeriet: Holmens Kanal 20, 1060 København K, att.: ”Databeskyttelsesrådgiveren”.
2. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger
NFA er en uafhængig sektorforskningsinstitution under Beskæftigelsesministeriet og har forskning i arbejdsmiljø og formidling af arbejdsmiljøviden som hovedopgaver. NFA behandler og registrerer oplysninger om personer, som kommer i kontakt med institutionen, heriblandt som ansat, ansøger til stillinger, gæsteforsker, deltager i forskningsprojekter, konference- eller seminardeltager, besøgende på vores hjemmeside, besøgende på vores sider på sociale medier eller lignende.
Dette kan fx være oplysninger som navn, e-mail, CPR-nummer og i forskningsprojekter, en række forskellige personoplysninger. Der indsamles både almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger og fortrolige personoplysninger.
NFA sørger for, at der kun indsamles og behandles personoplysninger, som er nødvendige for opfyldelsen af det formål, der ligger til grund for indsamlingen og behandlingen.
I det følgende kan du læse nærmere om de forskellige typer af formål, som ligger til grund for vores behandling og hvad behandlingsgrundlaget er.
2.1. Har du været i kontakt med NFA
Hvis du har kontaktet NFA, behandler NFA personoplysninger om dig.
Elektronisk henvendelse eller ved fysisk brev
Hvis du har været i kontakt med NFA elektronisk eller ved fysisk brev, behandler NFA de oplysninger, der fremgår af din henvendelse. Som offentlig myndighed er NFA forpligtet til at journalisere en henvendelse fra dig i vores sagsbehandlingssystem, hvilket følger af reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven.
Behandlingen af almindelige personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Behandlingen af følsomme personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra j og artikel 89.
NFA har virksomhedssider på Facebook og LinkedIn samt profiler på X og Instagram. Formålet med vores tilstedeværelse på Facebook, LinkedIn, X og Instagram er at kunne kommunikere om og offentliggøre vores forskning.
Når du besøger en af NFA’s profiler eller sider på de sociale medier, placerer mediet cookies på den enhed, som du har brugt til at besøge vores profil eller side. Mediet behandler således oplysninger om dig, når du besøger NFA på de sociale medier, uanset om du har en profil på det sociale medie eller ej.
Størstedelen af de indsamlede oplysninger behandles af de sociale medier (bl.a. til at målrette indhold til dig) og NFA har ikke rådighed over eller adgang til disse oplysninger. NFA har kun adgang til oplysninger over besøgsstatistik og aktivitet, der kan anvendes til at forbedre NFA’s brug af siderne og til at målrette opslag.
Nyhedsbrev
Du kan tilmelde dig NFA’s nyhedsbrev nederst på nfa.dk.
Hvis du tilmelder dig NFA’s nyhedsbrev, behandler NFA almindelige personoplysninger om dig, herunder din mail og hvilke områder du har interesse for inden for arbejdsmiljø. Formålet med NFA’s nyhedsbreve er at videreformidle nyeste forskning inden for arbejdsmiljøområdet.
Tilmelding til NFA’s nyhedsbrev håndteres af Peytz’ nyhedsbrevssystem. Peytz opbevarer data i datacentre i Europa, herunder i Danmark, Belgien, Irland og Tyskland.
Dine personoplysninger opbevares indtil du framelder dig nyhedsbrevet via vores hjemmeside. Derefter vil dine personoplysninger blive slettet.
Behandlingen af dine almindelige personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
2.2. Cookies
Når du besøger vores hjemmeside, nfa.dk, behandler vi dine personoplysninger.
Første gang du besøger vores hjemmeside, vil du møde et cookiesamtykke, hvor du skal forholde dig til, hvilke cookies du vil acceptere.
Det er ikke muligt at fravælge cookies, der er teknisk nødvendige for, at vores hjemmeside kan fungere.
NFA indsamler og behandler blandt andet oplysninger om: hvilket valg du har truffet i cookiesamtykket, dine søgeord og de søgeresultater, som du klikker på, din IP-adresse og din platform (hvis du accepterer alle cookies) samt valg af diverse indstillinger og formularer.
Indsamlingen ved hjælp af cookies sker på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Behandlingen af dine personoplysninger, som vi har indsamlet via cookies, sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og til statistik i overensstemmelse med dit samtykke.
Du kan læse nærmere om NFAs brug af cookies her.
Du kan til enhver tid ændre dit samtykke til brug af cookies i bunden af vores hjemmeside eller ved at klikke her (indsæt link).
2.3. Har du besøgt NFA
Fysisk besøg/arrangement hos NFA
Hvis du har været på fysisk besøg hos NFA, behandler NFA de personoplysninger, som du har afgivet i forbindelse med tilmeldingsformularen, registreringen af dit besøg i vores receptionen samt de oplysninger der måtte fremgå af optagelser fra videoovervågningen på området.
Selve registreringen håndteres af AskCody, som efterfølgende videregiver oplysningerne til NFA. AskCody er godkendt og indkøbt gennem statens IT. Ved selve registreringen bliver du bedt om at angive dit navn, e-mail og evt. virksomhed og mobilnummer. Dine oplysninger slettes efter 31 dage.
Formålet med registreringen er at forebygge brud på sikkerhed, herunder kriminelle hændelser.
Hvis du har tilmeldt dig et arrangement hos NFA og udfyldt en tilmeldingsformular, vil dine oplysninger blive slettet, så snart arrangementet er gennemført, medmindre der skal ske opfølgning på arrangementet fx ved udsendelse af materiale eller indkaldelse af samme deltagere til et opfølgende møde.
Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med registrering af dit besøg sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra f.
Videoovervågning og dørtelefon med kamera hos NFA
Hos NFA anvender vi videoovervågning i vores reception, langs facaderne og ved indgangene til vores adresse Lersø Park Alle 105, 2100 København Ø. Derudover anvender vi en dørtelefon med kamera ved vores hovedindgang. Formålet med videooptagelserne og dørtelefonen er at skabe tryghed for NFA’s personale og for at forebygge brud på sikkerhed, herunder kriminelle hændelser.
NFA behandler almindelige personoplysninger om dig i form af liveoptagelserne fra dørtelefonen og videooptagelserne fra receptionsområdet, langs facaderne og ved indgangene til vores adresse. Vi behandler følsomme personoplysninger om dig, hvis dit udseende eller påklædning afslører noget om din helbredsmæssige tilstand, din religiøse overbevisning mv.
Videooptagelserne kan desuden indeholde optagelser af strafbare forhold, der er begået i samme områder. I yderst særlige tilfælde vil NFA videregive videooptagelser til politiet til brug for efterforskning.
NFA opbevarer videooptagelserne i 30 dage, hvorefter de automatisk slettes. I yderst særlige tilfælde kan opbevaring ske i længere tid med hjemmel i tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 4 og 5. Dette omfatter situationer, hvor opbevaring er nødvendig af hensyn til en konkret tvist eller hvor oplysningerne behandles i kriminalitetsforebyggende øjemed. NFA optager og opbevarer ikke liveoptagelserne fra dørtelefonen.
NFA anvender dørtelefonen og foretager videoovervågning med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og tv-overvågningslovens § 2 d. Behandlingen af følsomme personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. Behandlingen af oplysninger om eventuelle strafbare forhold sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8.
2.4. Har du deltaget i et forskningsprojekt
Hvis du deltager eller har deltaget i et forskningsprojekt hos NFA, vil dine personoplysninger blive behandlet af NFA. Hvilke oplysninger der behandles varierer fra projekt til projekt. Det kan både være almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om race eller etnisk oprindelse, genetiske data, biometriske data og helbredsoplysninger.
Behandlingen af oplysningerne har til formål at sikre forskning af væsentlig samfundsmæssig betydning inden for arbejdsmiljøområdet.
NFA vil i langt de fleste tilfælde behandle personoplysninger i pseudonymiseret form. Det betyder fx, at et CPR-nummer ikke indgår direkte i et datasæt, men opbevares separat og ofte uden adgang for den enkelte forsker.
Behandlingen af dine personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da behandlingen er af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.
Behandlingen af dine følsomme personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra j, sammenholdt med databeskyttelseslovens § 10, stk. 1, idet det er nødvendigt at behandle oplysningerne til videnskabelige forskningsformål af væsentlig samfundsmæssig betydning.
Dine personoplysninger behandles også med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a i de tilfælde, hvor du har givet samtykke til databehandlingen.
Endelig behandles dit CPR-nummer med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, da behandlingen er nødvendig for entydigt at kunne identificerer dig.
Eksterne samarbejdspartnere
For at sikre det højeste niveau af forskning inden for arbejdsmiljøområdet, anvender NFA eksterne samarbejdspartnere til mange af sine forskningsprojekter. Det kan enten være at en samarbejdspartner arbejder sammen med NFA på analyser, indsamling af data eller lignende. Det kan også være, at NFA uddelegerer opgaver til en samarbejdspartner, som udfører opgaven på vegne af NFA.
Hvis en samarbejdspartner behandler data på vegne af NFA, hvor NFA har bestemt, hvorfor der skal behandles personoplysninger (formålet), og hvordan der skal behandles personoplysninger (hjælpemidler), vil samarbejdspartneren være databehandler for NFA. Hvis begge eller alle partnere i fællesskab bestemmer formålet og hjælpemidlerne, vil der være tale om delt dataansvar for behandlingen. I alle tilfælde sikrer NFA, at der kun bliver givet adgang til oplysninger i det omfang, at det er lovligt til udførelsen af det formål, som dine personoplysninger er indsamlet til.
NFA sikrer, at behandlingen sker lovligt og sikkert, og at data efterfølgende tilbageleveres, slettes eller anonymiseres, så det ikke er muligt at finde frem til, hvem personoplysningerne tilhører, når samarbejdet ophører og formålet med behandlingen er færdig. NFA følger regelmæssigt op på, om aftalerne overholdes.
Videregivelse
NFA kan videregive data indsamlet af NFA til andre videnskabelige eller statistiske undersøgelser. Videregivelsen sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 10, stk. 2. Ved videregivelse sikrer NFA, at videregivelsen lever op til kravene for videregivelse efter databeskyttelsesloven.
2.5. Har du søgt job hos NFA eller er ansat hos NFA
Beskæftigelsesministeriet varetager ansættelsesprocessen for NFA. Når du søger en ledig stilling hos NFA, vil vi registrere de oplysninger der fremgår af din ansøgning, CV og eventuelt vedlagte bilag.
Formålet med at indsamle oplysningerne er at vurdere, kontakte og ansætte kandidater, som er interesserede i og kvalificerede til ledige stillinger hos NFA. Oplysninger om køn og fødselsdato anvendes alene til statistiske formål. Oplysningerne slettes automatisk 6 måneder efter, at du har indsendt ansøgningen. Uopfordrede ansøgninger videresendes til Beskæftigelsesministeriet, hvorefter data slettes hos NFA.
Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
Brug af medarbejderes billeder, videoer og øvrige personoplysninger
NFA offentliggør billeder af og øvrige personoplysninger på sine medarbejderne på nfa.dk og Pure. Formålet med offentliggørelsen er at gøre det nemt for potentielle samarbejdsparter at komme i kontakt med NFA’s medarbejdere og for at sikre NFA som en åben forskningsinstitution.
NFA offentliggør ligeledes billeder, videoer og lign. af sine medarbejdere på sociale medier. Formålet med offentliggørelsen er at udbrede resultaterne af NFA’s forskning til samfundet.
Offentliggørelsen af NFA’s medarbejderes billeder, videoer og øvrige personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
3. Dine rettigheder
Hvis NFA behandler oplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesforordningen som udgangspunkt en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger.
Hvis dine oplysninger er en del af et forskningsprojekt hos NFA, vil du ikke kunne gøre brug af dine rettigheder, hvis det vil medføre en kompromittering af forskningsformålet i samfundets tjeneste. Det betyder, at du fx ikke vil kunne gøre brug af din ret til sletning, hvis sletning af dine data vil kompromittere forskningsformålet.
Forskningsdata er endvidere underlagt arkivloven om opbevaring til samfundsmæssige og historiske formål og kan derfor, af denne grund, ikke altid slettes.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte NFA.
Du kan læse om dine rettigheder nedenfor.
Ret til at se oplysninger (Indsigtsret)
Du har som udgangspunkt tid ret til at få indsigt i de oplysninger, som NFA behandlinger om dig.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har som udgangspunkt ret til få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Adgangen til at få rettet dine personoplysninger kan dog være begrænset, idet NFA som offentlig myndighed ikke i almindelighed må ændre eller fjerne oplysninger, når først de er indgået i en sag. NFA vil som regel tilføje de korrekte oplysninger uden at fjerne de urigtige.
Ret til sletning
Du har som udgangspunkt ret til at få slettet de oplysninger, som NFA har registreret om dig.
Dette gælder dog ikke, hvis det strider mod offentlighedsloven og arkivloven.
Ret til begrænsning af behandling
Du har som udgangspunkt ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
Ret til indsigelse
Du har som udgangspunkt ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger, hvis du ikke mener, at vi har nogen grund til at bruge oplysningerne.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført dine personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
4. Opbevaring af dine personoplysninger
Når du er i kontakt med NFA, fx på mail, som en del af et forskningsprojekt, som ansat eller lignende, er NFA som offentlig myndighed forpligtet til at gemme oplysninger om dig. Disse oplysninger opbevares kun så længe, at der er behov eller pligt til det.
Data opbevaret hos NFA er desuden omfattet arkivloven, hvorfor dine data også skal gemmes indtil Rigsarkivet har taget stilling til, om data skal overleveres til Rigsarkivet eller slettes/anonymiseres (opbevares i minimum 5 år), som følge af arkivloven.
Stort set alle NFA’s systemer og drev er inden for Statens IT’s (SIT) netværk og er underlagt Statens tekniske minimumskrav, som SIT sikrer ved at sørge for systemopdateringer og sikkerhedsvurderinger af SIT’s systemer. De resterende af NFA’s systemer og drev er stadig under SIT’s datacenter, men NFA har selv ansvaret for at sikre tilstrækkelig sikkerhed ved at overholde Statens tekniske minimumskrav. Alle NFA’s systemer og drev er krypteret på hardware-niveau. NFA er ansvarlig for at sikre korrekt sletning på alle NFA’s systemer og drev. Statens IT håndterer registrering af logs for alle NFA’s systemer og drev.
5. Klage til Datatilsynet
Du har som registreret ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger. Du bør altid først tage direkte kontakt til NFA, eller til databeskyttelsesrådgiveren, hvis du mener, at vi har behandlet dine personoplysninger i strid med de persondataretlige regler. På den måde kan du få vores forklaring på sagen. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.